November 3, 2026
Bab XIII dari buku Indonesia Emas Berkelanjutan 2045: Kumpulan Pemikiran Pelajar Indonesia Sedunia (LIPI Press, 2021), Bagian 4 Hukum, HAM dan Pemerintahan, halaman 151-162. Editor: Jurisdito Hutomo Hardy, Tiara Costiawati Gusman, dan Edmond Febrinicko Armay. Oleh Setyawati Fitrianggraeni, S.H., LL.M., FCIArb., FAIADR, Managing Partner
Pencatatan sipil menurut Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) adalah pencatatan atas peristiwa dan karakteristik peristiwa vital yang dialami oleh suatu populasi yang dilakukan secara berkelanjutan, permanen, wajib, dan universal yang diberikan melalui keputusan atau peraturan berdasarkan ketentuan hukum dalam suatu negara (OECD, 2001).
Sistem pencatatan sipil yang dimiliki oleh sebuah negara adalah sistem yang dibuat untuk mencatat semua peristiwa penting yang dialami oleh warga negara, meliputi kelahiran, pernikahan, dan kematian. Pemerintah perlu melakukan penyimpanan catatan tersebut untuk kepentingan warga negara dan penduduk yang tinggal dalam negara tersebut. Esai ini akan membahas lebih lanjut mengenai berbagai cara yang dapat dilakukan oleh pemerintah Indonesia untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem pencatatan sipil berdasarkan pada hasil riset dan perbandingan dengan negara lain, serta instrumen yang dipublikasikan oleh badan internasional yang berfokus pada pengembangan sistem pencatatan sipil nasional di seluruh dunia. Tujuan esai ini adalah untuk memberikan usulan peta jalan (roadmap) yang jelas dan untuk menyoroti berbagai pertimbangan penting untuk para pejabat pembuat kebijakan (policy makers) di Indonesia dalam memperbaiki sistem pencatatan sipil di Indonesia pada tahun 2045.
Alasan utama dalam pelaksanaan pencatatan sipil adalah untuk membuat pangkalan data (database) yang dapat dijadikan acuan oleh pejabat pembuat kebijakan untuk kepentingan perencanaan. Indonesia perlu mengetahui populasi penduduknya, tempat tinggal, dan informasi lainnya untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan adil kepada seluruh penduduk. Pemerintah juga harus dapat memberikan pelayanan kepada penduduknya dengan memberikan dokumen legal (sertifikat atau akta) yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi seorang individu dan untuk melindungi hak-haknya sebagai warga negara. Sebagai contoh, akta perkawinan menjadi bukti yang sangat penting untuk menegaskan hak-hak wanita menikah karena memiliki hak-hak khusus yang dilindungi oleh hukum. Selain itu, pencatatan sipil juga berkaitan dengan hal lainnya, seperti warisan keluarga dengan setiap anggotanya dapat memiliki hak yang dilindungi oleh hukum yang berlaku. Mengingat pencatatan sipil adalah hal yang sangat penting, tidak heran jika pemerintah membuat berbagai inisiatif dalam satu dekade terakhir untuk memastikan penyimpanan catatan kelahiran, kematian, dan pernikahan yang akurat.
Pencatatan sipil tersebut juga berfungsi sebagai statistik vital untuk perencanaan dan pembagian sumber daya. Pencatatan sipil berdasarkan cakupan yang menyeluruh, akurat, dan tepat waktu sangat penting untuk memastikan kualitas statistik vital. Oleh karena itu, pencatatan sipil Indonesia harus mengedepankan cita-cita luhur tersebut untuk memastikan efisiensi pencatatan sampai ke tahap yang paling mendasar.
Sistem pencatatan sipil pertama kali dibuat di Perancis oleh Raja Francis I pada tahun 1539 yang memerintahkan gereja-gereja untuk mendaftarkan seluruh kegiatan pembaptisan sebagai bukti kelahiran dan bukti kematian seseorang. Pencatatan-pencatatan tersebut lalu diautentikasi oleh notaris publik dan disimpan di perpustakaan administrasi kerajaan. Pada dasarnya, alur pencatatan informasi tersebut belum berubah selama lima ratus tahun terakhir.
Pejabat pembuat kebijakan memerlukan informasi yang rinci mengenai populasi dan kewarganegaraan untuk dapat membuat keputusan yang tepat. Data dan jumlah statistik yang akurat sangat penting untuk dimiliki dalam mengembangkan suatu kebijakan atau insiatif pemerintah. Tanpa data statistik yang akurat dan jelas, pemerintah akan kesulitan dalam membuat kebijakan yang seharusnya dapat menguntungkan bagi penduduk Indonesia. Badan pemerintah yang bertugas untuk memantau keefektifan program pemerintah juga perlu untuk melihat perubahan dalam masyarakat untuk mengevaluasi mengenai apakah kebijakan tersebut sudah mencapai hasil yang diinginkan.
Jumlah dan distribusi kelahiran dan kematian, termasuk penyebabnya, dibutuhkan untuk membantu perencanaan kebijakan sosial dan ekonomi. Data statistik perkiraan populasi juga dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan, pendidikan dan jumlah sekolah, tenaga kerja dan perencanaan pekerjaan, perencanaan kota dan perumahan, serta dampak pada studi lingkungan. Hal tersebut sangat penting terutama untuk Indonesia karena pejabat pembuat kebijakan perlu mempertimbangkan alokasi sumber daya untuk seluruh wilayah tersebut. Realokasi penempatan sumber daya bukan merupakan hal yang mudah karena wilayah Indonesia yang sangat luas dan pemindahan sumber daya antarpulau yang tidak jarang harus melalui medan yang sulit.
Sektor kesehatan di Indonesia sangat membutuhkan pencatatan sipil yang akurat, khususnya untuk daerah di luar Jawa dan wilayah di luar ibu kota di pulau lain. Beberapa masalah, seperti pengurangan angka kelahiran dan kematian ibu dan anak akibat penyakit, bergantung pada data kelahiran dan kematian yang dapat diandalkan, berkelanjutan, dan dibuat secara tepat waktu. Ketidaksetaraan dalam akses untuk layanan kesehatan juga bergantung kepada kemampuan dalam melakukan prediksi yang akurat mengenai kebutuhan layanan kesehatan dalam suatu area. Hal tersebut akan berdampak negatif pada area-area terpencil jika layanan kesehatan pada daerah tersebut tidak dapat mengimbangi pertumbuhan populasi. Oleh karena itu, pemerintah harus memiliki data statistik vital yang dapat diandalkan dan terus diperbarui oleh sistem pencatatan sipil Indonesia.
Sistem pencatatan sipil yang berlaku saat ini sudah berubah secara drastis selama satu dekade terakhir. Pemerintah sudah mengeluarkan beberapa peraturan agar pencatatan sipil di Indonesia dapat dilakukan secara komprehensif. Indonesia sudah menetapkan kurang lebih lima belas peraturan yang tertera dalam Tabel 13.1 sebagai berikut.
Tabel 13.1 Daftar Peraturan Pencatatan Sipil
| No. | Peraturan |
|---|---|
| 1 | Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan |
| Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan | |
| 2 | Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan |
| PP Nomor 102 Tahun 2012 tentang Perubahan atas PP Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan | |
| 3 | Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2019 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan diganti dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan |
| 4 | Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil |
| 5 | Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan secara Nasional |
| Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan Secara Nasional | |
| Peraturan Presiden Nomor 67 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan Secara Nasional | |
| Peraturan Presiden Nomor 126 Tahun 2012 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan Secara Nasional | |
| Peraturan Presiden Nomor 112 Tahun 2013 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan Secara Nasional | |
| 6 | Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2019 tentang Pelaporan Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan |
| 7 | Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2019 tentang Pelayanan Administrasi Kependudukan Secara Daring |
| 8 | Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108 Tahun 2019 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil |
| 9 | Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 95 Tahun 2019 tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan |
| 10 | Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 93 Tahun 2012 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil |
| 11 | Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 2 Tahun 2011 tentang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil |
| 12 | Peraturan Daerah Kabupaten Bondowoso Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil |
| 13 | Peraturan Daerah Kabupaten Serang Nomor 5 Tahun 2012 tentang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil |
| 15 | Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 2 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil |
| 16 | Peraturan Daerah Kabupaten Bekasi Nomor 21 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Akta Catatan Sipil |
Salah satu hal yang dapat dilihat dalam Tabel 13.1 adalah digitalisasi pencatatan sipil dengan pemberlakuan program e-KTP. Meskipun pada awalnya program tersebut tidak dapat berjalan secara maksimal karena berbagai dugaan korupsi, saat ini proses digitalisasi sudah berlaku sepenuhnya untuk warga negara Indonesia. Pemerintah Indonesia secara sungguh-sungguh memberlakukan proses digitalisasi data agar data yang diperoleh dari teknologi yang ada dapat digunakan secara efisien, cepat, dan akurat untuk menyimpan data peristiwa. Penulis mempersilahkan akademisi lain yang ingin melihat rincian sistem pencatatan sipil yang berlaku saat ini dan untuk memberikan rekomendasi atas perubahan yang lebih rinci.
Menurut WHO (2012), pencatatan sipil dan statistik vital yang berfungsi dengan baik (CVRS) adalah sistem yang dapat mencatat dan mendaftar seluruh kelahiran dan kematian, memberikan akta kelahiran dan kematian, dan mengumpulkan dan menyebarkan statistik vital yang meliputi informasi penyebab kematian. Sistem tersebut juga dapat mencatat pernikahan dan perceraian (WHO, 2012). Saat ini, peristiwa kelahiran penduduk Indonesia tidak seluruhnya terdaftar, khususnya untuk peristiwa kelahiran di daerah terpencil. Terlebih lagi, sebagian besar komunitas yang tinggal di daerah hutan, sungai, dan pulau-pulau kecil tidak merasa perlu untuk mendaftarkan peristiwa kelahiran, terutama untuk kelahiran yang dibantu oleh bidan desa setempat. Meskipun pendaftaran kelahiran anak sudah secara perlahan mulai dilakukan oleh para bidan, pendaftaran kelahiran tidak selalu dilakukan, khususnya untuk masyarakat miskin karena berbagai hal.
Meskipun sistem CVRS memiliki banyak keuntungan, masih banyak negara yang tidak memiliki sistem yang memadai, misalnya data statistik di Indonesia untuk kelahiran yang tidak terdaftar. Masalah ini dipersulit dengan penduduk Indonesia yang tidak mendaftarkan pernikahan kedua atau ‘nikah siri’ yang mengakibatkan kelahiran anak dalam pernikahan tersebut juga tidak dapat didaftarkan. Masalah korupsi di Indonesia juga menjadi penyebab permasalahan dalam pendaftaran kelahiran dan pernikahan.
Pengembangan sistem pencatatan sipil akan menghadapi banyak tantangan dalam 25 tahun ke depan. WHO (2012) mengemukakan bahwa fakta lapangan masih mencatat kurangnya kesadaran akan kebutuhan dan pentingnya pendaftaran dan pencatatan sistem CVRS serta peristiwa penting, seperti kelahiran, kematian, dan pernikahan. Sebagai contoh, pada tahun 2009, World Health Statistics memberikan estimasi bahwa hanya 1% dari perkiraan kematian yang terjadi dalam kelompok berpenghasilan rendah yang sudah dilaporkan dan hanya 9% dalam kelompok berpenghasilan rendah dan menengah di seluruh dunia. Sistem pencatatan di berbagai negara juga tidak memberikan kepada akses atau menghalangi akses kepada publik untuk mendapatkan informasi dalam sistem tersebut. Untungnya, hal ini tidak terjadi di Indonesia meskipun belum banyak upaya yang dilakukan untuk menyadarkan masyarakat bahwa mereka memiliki hak untuk mengakses catatan sipil. Akses tersebut juga tidak boleh dipungut biaya (gratis) dan mudah diakses melalui via daring (online).
Selain itu, masalah lain timbul dari ibu tunggal (single mother) di Indonesia karena masih adanya stigma yang melekat di masyarakat mengenai pendaftaran kelahiran anak oleh mereka. Dalam sisi penyediaan barang, Indonesia memiliki banyak pemangku kepentingan (stakeholder) yang berakibat pada kerangka hukum mengenai pencatatan peristiwa yang saling bertentangan. Institusi kesehatan, badan pencatatan sipil, dan badan statistika memiliki metode berbeda dalam pencatatan sehingga berdampak pada prosedur yang membebankan dan sistem yang tidak terstandarisasi. Oleh karena itu, tantangan terbesar yang dihadapi Indonesia adalah aksesibilitas daerah terpencil dan migrasi nasional karena pertimbangan ekonomi.
Perkembangan teknologi di dunia memicu inovasi dan perkembangan baru untuk sistem pencatatan sipil. Esai ini juga akan menganalisis apakah inovasi tersebut dapat dijadikan sebagai contoh untuk pengembangan pencatatan sipil di Indonesia.
Pencatatan sipil awalnya dilakukan dengan pencatatan dengan kertas lalu beralih ke sistem pencatatan manual dan saat ini akhirnya berubah menjadi sistem digital karena pengaruh perkembangan teknologi, seperti sistem e-birth yang sudah diterapkan oleh salah satu negara di benua Afrika, Burkina Faso. Morlin-Yron (2017) menyatakan bahwa sistem notifikasi iCivil dapat digunakan oleh petugas kesehatan untuk melaporkan peristiwa kelahiran kepada seluruh penduduk. Sistem tersebut dapat meningkatkan kualitas proses registrasi karena petugas kesehatan dapat melakukan pencatatan dalam waktu yang sama dengan peristiwa kelahiran yang dicatatkan (Morlin-Yron, 2017). King (2016) menambahkan bahwa sistem tersebut dapat diakses melalui perangkat telekomunikasi berbasis Android. Pendaftaran kelahiran anak melalui aplikasi di telepon genggam sudah dapat dilaksanakan di negara tersebut (King, 2016). Indonesia dapat mencontoh sistem ini untuk mendorong masyarakat mendaftarkan peristiwa kelahiran dengan sistem yang lebih mudah dan nyaman.
Di Belanda, seluruh pencatatan sipil dilaksanakan secara otomatis sejak tahun 1994. Setiap orang memiliki sebuah kartu yang berisi informasi digital yang diambil dari berbagai badan pemerintah. Informasi tersebut diurus oleh pemerintah kota setempat. Pemerintah antarkota akan melakukan pertukaran informasi dalam jaringan tertutup setiap harinya untuk pangkalan data nasional. Sistem serupa dapat diterapkan oleh Indonesia dengan memperbarui informasi setiap harinya untuk meningkatkan ketepatan waktu dan akurasi dalam penyimpanan data. Kedua inovasi yang disebutkan di atas sudah berhasil diterapkan oleh kedua negara tersebut dan Indonesia diharapkan dapat mempelajarinya lebih lanjut.
Pada tahun 2012, WHO mengeluarkan panduan (resource kit) yang dapat membantu dalam perencanaan dan penerapan sistem pencatatan sipil. Subbab ini akan membahas lebih lanjut mengenai pertimbangan yang dimuat dalam panduan tersebut dan dokumen lain yang berjudul Penilaian Singkat Sistem Pencatatan Sipil dan Statistik Vital yang diterbitkan oleh WHO pada tahun 2010. Kedua dokumen tersebut memberikan perencanaan yang dapat digunakan untuk memperbaiki sistem CVRS di Indonesia.
Panduan dapat digunakan oleh pejabat pembuat dan pelaksana kebijakan untuk mengidentifikasi, menempatkan, dan menggunakan standar umum, alat, dan akses ke bahan material. Panduan ini berisi beberapa masukan teknis dari individual dan ahli dalam pencatatan sipil, statistik vital, sistem informasi kesehatan, dan kesehatan publik.
Tabel 13.2 Rangkuman Panduan WHO
| Modul | Uraian |
|---|---|
| Modul 2 | Berisi kerangka untuk meninjau isi dan kepatuhan kerangka hukum dan peraturan. |
| Modul 3 | Memberikan ulasan mengenai sumber daya yang dibutuhkan (manusia, infrastruktur, dan keuangan) untuk pencatatan sipil. Modul ini juga memberikan ulasan untuk peninjauan formular kelahiran dan kematian. |
| Modul 4 | Memberikan ulasan mengenai situasi di mana terdapat lebih dari satu pemangku kepentingan dalam suatu sistem CVRS dan memberikan petunjuk dalam pembuatan mekanisme koordinasi (atau memperkuat mekanisme yang sudah ada) dengan menghubungkan pemangku kepentingan utama, yaitu badan terkait pencatatan sipil dan badan statistika nasional, kementerian kesehatan, dan petugas pencatatan sipil. Panduan ini juga mengembangkan sistem pelacakan mutakhir untuk akta yang berisi informasi mengenai alasan kematian dengan kode tertentu yang dapat sangat berguna untuk petugas kesehatan di Indonesia. |
Dokumen tersebut juga mengenalkan sistem pencatatan sipil yang sudah terkomputerisasi yang juga dapat berfungsi untuk transfer data, penyimpanan, dan analisis. Meskipun aspek teknis dalam seksi ini belum berdasarkan perkembangan teknologi terkini, Indonesia dapat mempertimbangkan mengenai pelaporan yang dapat dilakukan dengan telepon genggam. Dokumen tersebut juga memberikan praktik terbaik dalam pengumpulan, peninjauan, dan analisis data rumah sakit yang tersedia serta memberikan ringkasan statistik, khususnya untuk masyarakat di daerah perkotaan yang menggunakan fasilitas layanan kesehatan secara formal.
Panduan ini juga memberikan informasi mengenai perbedaan antara daerah perkotaan dan terpencil, yang penting untuk Indonesia. Tindakan utama yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
Sistem pencatatan sipil di Indonesia sudah melewati proses yang cukup panjang dan sudah sangat berkembang dengan menggunakan teknologi yang ada saat ini. Pengembangan sistem tersebut bergantung kepada pemangku kepentingan untuk merencanakan perkembangan lebih lanjut dalam 25 tahun ke depan. Saat ini sudah jelas bahwa teknologi, smartphone, jaringan internet, dan pendidikan akan menjadi kunci dalam pengembangan sistem pencatatan sipil Indonesia. Dokumen yang diterbitkan oleh WHO sudah memberikan panduan yang sangat bermanfaat untuk menciptakan sistem pencatatan sipil yang akurat dan kuat di abad ke-21. Indonesia diharapkan dapat merealisasikan hal tersebut dengan optimal untuk kemajuan dan kekuatan bangsa.
King, R. (2016, Agustus 9). iCivil promises much needed birth registration in Africa. Biometric. https://www.biometricupdate.com/201608/icivil-promises-much-needed-birth-registration-in-africa
Morlin-Yron, S. (2017, Desember 7). New technology could help 230 million ‘ghost’ children. CNN. https://edition.cnn.com/2016/12/01/africa/birth-registration-system-burkina-faso/index.html
OECD Glossary of Statistical Terms. (2001, September 25). “Glossary of statistical terms: Civil register.”https://stats.oecd.org/glossary/detail.asp?ID=341
United Nations Statistics Division, Civil Registration and Vital Statistics: Availability of vital statistics. (2016, Agustus). https://unstats.un.org/unsd/demographic-social/crvs/
World Health Organization. (2010). Rapid assessment of national civil registration and vital statistics systems (Publication No. WHO/IER/HSI/STM/2010.1). doi: https://apps.who.int/iris/handle/10665/70470 _____. (2012). Resource kit: Strengthening civil registration and vital statistics for births, deaths and causes of death. WHO. https://apps.who.int/iris/bitstream/handle/10665/78917/9789241504591_eng.pdf (No. ISBN 978 92 4 150459 1).


